Als ondernemer heb je het druk met het bedenken en uitwerken van nieuwe plannen om te groeien, nieuwe klanten binnen te halen, je financiën te managen of samenwerkingen op te zetten. Efficiënt gebruikmaken van je tijd is dan ook een hele belangrijke zaak. Door efficiënt te werken verhoog je de productiviteit en haal je sneller je doelen. Kortom, je eigen efficiëntie is een belangrijke factor die je kunt verbeteren. Ondernemers en werknemers worstelen er vaak mee, maar het is tegelijk een leuke uitdaging om zo efficiënt mogelijk te werken. Daarom vind je in dit artikel 5 tips opgesomd om (nog) efficiënter te werken. Dus lees snel verder en doe er je voordeel mee.

Tip 1: Maak gebruik van bedrijfssoftware

Bedrijfssoftware heeft de afgelopen jaren een sterke ontwikkeling doorgemaakt en is meegegroeid met de digitalisering van de samenleving. Tegenwoordig zijn er dan ook steeds meer handige online business tools beschikbaar. Denk aan online administratie software, een online CRM systeem of online projectmanagement tools. Deze software wordt niet alleen steeds meer toegepast binnen het bedrijfsleven, maar ook de functionaliteiten en mogelijkheden nemen toe. Zo kun je processen bijvoorbeeld automatiseren door systemen aan elkaar te koppelen en te integreren. Bedrijfsprocessen kun je zo automatiseren en sneller maken. Daarnaast stelt bedrijfssoftware je in staat om efficiënter te werken doordat belangrijke bedrijfsinformatie allemaal op één plek snel toegankelijk is. Dit scheelt je als ondernemer maar ook als gehele organisatie een hoop tijd

Daarnaast kun je met urenregistratie software inzichtelijk maken waar je organisatie tijd aan besteedt. Dit is niet alleen handig voor de ondernemersaftrek maar stelt je tevens in staat om bedrijfsprocessen nog verder te optimaliseren. Bovendien is je uren registreren nu nog eenvoudiger en sneller met behulp van een mobiele app. Dit geeft je de mogelijkheid om je uren ook onderweg bij te houden met je tablet, smartphone of zelfs je Apple Watch. Het handige aan zo’n mobiele app is dat je automatisch in en uit kunt klokken door middel van de gps-coördinaten van een locatie. Er zijn ook apps waar je alleen maar op ‘start’ of ‘stop’ hoeft te drukken wanneer je van activiteit switcht. Hij maakt dan automatisch rapporten van je dagbesteding en je kunt het vervolgens overzichtelijk terugzien per project, klant of activiteit. Erg doeltreffend dus!

Tip 2: Een overzichtelijke en realistische planning

Grote projecten kunnen overweldigend lijken wanneer je er net aan begint. Maak daarom een overzichtelijke planning, zodat je een goed beeld hebt van wat er precies moet gebeuren. Ook hier kan een urenregistratie tool helpen. Wanneer je namelijk de uren goed hebt bijgehouden van vergelijkbare projecten in het verleden, kun je een betere inschatting maken voor projecten in de toekomst. Zo weet je dus snel of een urenindeling of projectonderdeel realistisch en haalbaar is binnen een bepaald tijdsbestek. Werk je op basis van uren? Dan kun je hierdoor ook sneller een offerte maken met een realistische urenschatting.

Met een goede planning voorkom je daarnaast ook uitstelgedrag. Je weet namelijk precies wat er voor elke dag of week genoteerd staat en kunt het netjes bijhouden en afwerken. Deel je werkzaamheden ook in naar belangrijkheid, zodat de meest urgente dingen voorrang krijgen en op tijd afkomen.

Tip 3: Werk met Google Docs

Een systeem als Google Drive kan heel handig zijn om zelf efficiënter te werken, maar ook om beter samen te werken met collega’s onderling. Een onderdeel van Google Drive is Google Docs. Dit systeem kun je integreren met je Gmail-account en kun je online bestanden maken, (automatisch) opslaan en delen met collega’s. Wanneer je bestanden met anderen deelt kun je hen ook toegang verlenen om het bestand te bewerken. Op deze manier verhoog je de onderlinge productiviteit en kunnen collega’s elkaar sneller en beter aanvullen. Doordat je bestanden automatisch worden opgeslagen, weet je zeker dat je bestanden veilig zijn en niet verloren kunnen gaan. De toolset bevat onder andere een tekstverwerker, spreadsheets, presentaties en databases.

Tip 4: Vermijd ‘multitasken’

Wanneer je productief te werk wilt gaan, heb je vaak de neiging om meerdere taken tegelijkertijd te doen. Probeer dit te vermijden. Multitasken is helaas een mythe, we kunnen namelijk maar één ding tegelijkertijd. Natuurlijk kun je vast met meerdere activiteiten tegelijk beginnen, maar je kunt je alleen op één ding echt focussen. De andere activiteit valt dan een beetje in het niet. Dus fixeer je op één ding per keer, zodat je dit snel en efficiënt kunt afronden.

“Concentrate all your thoughts upon the work at hand, the sun rays do not burn until brought to a focus.” – Alexander Graham

Tip 5: Pak die pauze

Als gepassioneerd ondernemer leg je de lat hoog voor jezelf. Je wilt veel in korte tijd doen en bereiken en offert hier veel tijd voor op. Dit is een goede instelling, alleen moet je niet vergeten af en toe ook gas terug te nemen en jezelf een pauze te gunnen. Pauzes nemen vergroot namelijk eerder je productiviteit, dan dat het het verkleint. Een studie in het tijdschrift ‘Cognition’ toont aan dat kleine afleidingen (tussentijdse pauzes) de focus sterk kunnen verbeteren. Tijdens een pauze kun je even je hoofd laten rusten. Zonder deze rust raak je vermoeid, werk je langzamer en met minder vaardigheid en creativiteit. Daarnaast geven pauzes je ook de gelegenheid om met afleidingen te dealen. Dus doe tijdens je pauze de dingen die je anders afleiden tijdens het werk.